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溫州市鹿城區人民法院檔案管理實施辦法

發布日期:2014-10-14信息來源:鹿城區人民法院字號:[ ]

 第一章  總  則

第一條  根據《中華人民共和國檔案法》、《人民法院檔案管理辦法》的規定,結合本院實際情況,制定本辦法。

第二條  本院檔案工作是審判工作不可分割的組成部分,是做好審判工作,實行審判監督的重要依據和必要條件。是維護本院歷史真實面貌的一項重要工作。

第三條  本院綜合檔案室負責集中統一管理全部檔案(包括各種門類和載體的檔案),確保檔案的完整與安全。

第四條  本院檔案工作接受上級人民法院檔案室和溫州市鹿城區檔案局的監督和指導。

 

第二章  檔案機構及職責

第五條  本院設綜合檔案室,配備與所承擔任務相適應的專職檔案管理人員。

第六條  本院綜合檔案室的職責:

(一)貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策。

(二)監督和指導本院各審判庭和其他部門文書材料的立卷、歸檔工作。

(三)負責管理本院的全部檔案,確保檔案安全,積極提供利用,為本院各項工作服務。

(四)領導交辦的其他檔案工作任務。

(五)按規定向溫州市鹿城區檔案館移交檔案。

(六)本院檔案管理工作人員調離,應在離崗前辦理好交接手續。

第七條  建立檔案工作網絡。本院各部門內勤為兼職檔案員,負責本部門的檔案管理工作。

 

第三章  檔案的管理

第八條  訴訟文書立卷歸檔工作由承辦書記員負責收集立卷,承辦審判員和庭長負責檢查卷宗質量,并監督承辦書記員按時歸檔。行政文書立卷歸檔工作由行政文書處理部門專人負責,部門負責人負責監督立卷人按時歸檔,檔案室負責審核工作。

第九條  本院訴訟檔案的立卷歸檔,按照《溫州市鹿城區人民法院訴訟文書材料立卷規范》執行。

第十條  本院行政文書檔案的組卷,參照《溫州市中級人民法院行政文書歸檔范圍與保管期限表》組卷。會計檔案組卷按一個年度形成的會計檔案分為憑證、帳簿、報表、其他四大類的形式組卷。不同保管期限的檔案分別組成保管單位,按大類一年分別編一個流水號。

第十一條  本院在職能活動中形成的聲像檔案,按照《人民法院聲像檔案管理辦法》收集齊全、整理歸檔。

第十二條  各門類檔案歸檔時,交接雙方要根據移交目錄清點核對,并履行簽字手續。對案卷質量不符合要求的,檔案室可予以退回。

第十三條  歸檔時間:

(一)行政文書于次年第二季度立卷并于6月底前向檔案室移交。

(二)基建工程的文字材料和圖紙,在該工程竣工驗收后三個月內歸檔。

(三)會計檔案隔年第二季度前歸檔。

(四)訴訟檔案應做到隨結隨歸。

第十四條  本院檔案室對本全宗檔案的管理,必須遵循各種門類和載體的檔案形成規律和特點,做到檢查工具科學、存放有序、查找方便。

第十五條  本院檔案室必須編制全引目錄、案卷目錄、專題目錄索引、全宗介紹、目錄說明等檢索工具。

第十六條  本院檔案室應加強庫房管理,認真落實防火、防盜、防蟲防鼠、防高溫、防潮、防光、防塵等措施。庫房周圍不得存放危害檔案安全的物品。對破損或霉變的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。對未入庫檔案文件要嚴格檢查。有蟲蛀霉變的未經消毒處理的文件禁止入庫。

第十七條  本院鑒定小組對確無保存價值的檔案進行鑒定,編造清冊提出銷毀報告,經本院院長批準,并報上級人民法院和溫州市鹿城區檔案局備案,由檔案干部和指定的監銷人共同銷毀,并在銷毀清冊上簽字,銷毀報告和銷毀清冊,判決書按文書檔案的要求立卷歸檔。對仍有繼續保存利用價值的檔案,可以適當延長保管期限,繼續保存。

第十八條  建立檔案工作臺帳,認真填寫檔案統計報表,準確及時上報上級人民法院和溫州市鹿城區檔案局并開展檔案統計分析。

 

第四章  檔案的利用

第十九條  訴訟檔案借閱制度

(一)本院人員因工作需要查閱、復制檔案需進行登記,借閱檔案,須經其部門負責人批準。

(二)上級法院調卷,須憑調卷函并經院長或分管院領導批準。

(三)黨委、人大、政府、公安、安全、檢察機關及其他法院查閱(復制)檔案,須持本單位介紹信、本人工作證(身份證),經檔案室審查同意后方可查閱(復制)案卷正卷材料。

借閱檔案,須經辦公室主任審查并報院長或分管院領導批準。

(四)其他單位查閱檔案,應持本單位介紹信,及本人工作證、身份證,經檔案室審查同意后方可查閱案卷正卷材料。律師查閱檔案須持介紹信及本人身份證,經檔案室審查同意后方可查閱由本人代理的案卷正卷;案件當事人可憑本人身份證或社區證明,經檔案室審查同意后可查閱案卷正卷材料。

(五)除上級法院外的單位查、借閱檔案時,一般不提供副卷。確因工作需要查、借閱的,應報分管院領導或院長批準,并在查、借閱單上注明。涉及國家機密、個體隱私和對社會有不良影響的案卷,不對外查閱。

(六)查閱案卷一般通過人民法院檔案信息管理系統查閱對應的電子案卷,提高檔案利用率,避免在查閱過程中的丟失、損壞等。確需查閱紙質案卷的應在閱卷室內閱卷,閱畢后應即歸還。

借閱者應辦理借閱手續,并按規定期限歸還。借閱檔案時應按規定填寫《調閱檔案審批表》。本院人員借閱時,一般不超過三個月,外單位借閱時一般不超過六個月,確因工作需要延長的,應辦理續借手續。

(七)需要摘抄和復制檔案材料,應在查、借閱單上注明。摘抄、復制時只允許摘抄判決書、裁定書和結論性的有關法律文書。經檔案室工作人員核對后加蓋“材料證明章”方可帶走。其他材料不得摘抄和復制。

    當事人復制判決書、裁定書,須持本人身份證,經檔案室審查后,方可復印。

(八)刑事案件被告人及其委托律師可以查閱(復制)法院公開審理的刑事案件正卷中的起訴書、庭審筆錄和裁判文書等內容及不公開審理刑事案件的裁判文書;案卷中法院的調查材料屬于不宜公開的內容,原則上不予查閱;公安偵查卷、檢察卷僅對公安、檢察部分開放查閱,其他單位、被告人及其委托律師確需查閱的,應當經上述部門批準同意。

(九)查、借閱未成年人犯罪案卷按《浙江省未成年人犯罪記錄封存實施辦法(試行)》辦理。

第二十條  借閱行政文書檔案制度

(一)查閱各類行政文書時,必須按下列規定審批:

1、查閱本院黨組會議紀錄,需經黨組書記或副書記批準。

2、查閱辦公會議、院務會議或審判委員會記錄,需經院長或副院長批準。

3、查閱人事類文書檔案,須經院長或政治處主任批準。

4、查閱審判業務類文書檔案,由各部門負責人批準,其他文書檔案由辦公室負責人批準。

(二)本院保存的文書檔案,一般只供查閱,確實需要借閱的,應報分管院領導批準,辦理借閱手續后按期歸還。

(三)需要摘抄和復制檔案材料,應在查閱單上注明。機密以上文件不準摘抄和復制,院長批準除外。

第二十一條  檔案用戶必須嚴守機密,愛護檔案,不得將檔案內容任意向外公布或隨意傳播,不得撤封、抽取材料、涂改、勾畫、污損、擅自復印等,對違反者將按《中華人民共和國檔案法》有關規定追究責任。

第二十二條  本院檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守國家機密,不得擅自擴大利用范圍,不得泄露檔案機密。

 

第五章  附  則

第二十三條  本辦法由溫州市鹿城區人民法院負責解釋,并督促落實。

第二十四條  本辦法自下發之日起施行。


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